杭州云戈企业咨询有限公司

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  • 日期: 2013-10-18
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按审核方和被审核方的关系划分,社会责任管理体系审核分为三种,即第一方审核,第二方审核和第三方审核。第一方审核是公司对自身的审核,也称内部审核。第二方审核是在合同条件下,由公司的顾客或者顾客委托的代表进行的审核。第三方审核是由具备资格的认证机构进行的独立审核。
  
  第三方审核由经过培训的审核员按照规定的程序和方法进行,其结果就是对被审核的社会责任管理体系是否符合规定的要求作出结论,并给予书面证明。第三方SA8000认证已经被看作是一家公司是否按照国际公认的SA8000标准建立管理体系,并具有体系运行保证能力的可靠标志。为公司的利益相关者,特别是客户和消费者,提供客观公正的评价,以便赢得利益相关方的信任,获得更大的市场竞争优势。
  
  第一节社会责任管理体系审核的基本程序
  
  进行社会责任管理体系审核,首先应明确审核目的,审核应建立在委托方所规定的审核目的的基础上。社会责任管理体系审核的目的一般有以下几种:
  
  (1)确定被审核方建立的体系是否符合社会责任管理体系标准。
  
  (2)判断被审核方建立的社会责任管理体系是否有效地实施和维持。
  
  (3)确定管理体系的充分性、适用性和有效性。
  
  (4)识别被审核方社会责任管理体系中需要改进的项目。
  
  (5)实施第三方认证,如SA8000认证。
  
  (6)对商业合作伙伴的社会责任管理体系进行评价,如供应商认证。
  
  在确定审核目的后,审核组长应与被审核方确定审核范围。第一方审核的范围可以根据公司的安排灵活掌握。但第二方和第三方审核在确定审核范围时应考虑以下因素:
  
  (1)被审核方在行政上,即人力、物力和财力运行上是否具有相对的独立性。一个企业的一部分可否作为被审核方,就要看它在行政上是否相对独立于企业的其他部分。
  
  (2)与环境审核相似,确定社会责任管理体系审核范围时,应考虑被审核方在环境上的独立性。一个非独立的、与现场其他部分有相互作用的部分,一般不能被认为是完整的审核范围。
  
  (3)被审核方的现场在地理位置上也应是相对独立的,地理上难以分开的两个部分一般不宜单独建立社会责任管理体系。
  
  社会责任管理体系审核的准则一般包括以下四种:
  
  (1)SA8000社会责任国际标准。
  
  (2)客户(买家)提供的供应商社会责任守则。
  
  (3)公司社会责任管理手册,程序文件及其他社会责任管理体系文件。
  
  (4)适用于被审核方的劳动保护及职业安全卫生法律法规和其他要求。
  
  为了保证审核的公正性,保证审核过程、审核发现及审核结论的客观性,审核组成员应独立被审核的活动,他们在审核全过程中应当保持客观,不存偏见,与被审核方没有利益冲突。公司内部的审核员不应与被审核对象有直接的责任关系。所谓客观性是指通过客观的方法获取客观的证据,并据此作出客观的评价,以判断公司的有关事项是否符合审核准则。
  
  审核组通过收集审核证据,对所有审核证据进行评审,以确定被审核方的社会责任管理体系在哪些方面符合审核准则,哪些方面不符合审核准则。对于符合审核准则的审核证据要进行分析,在审核报告中对其进行必要的描述。而对于不符合审核准则的审核发现更要进行认真分析,确定体系存在的主要问题,提出不符合报告。
  
  社会责任管理体系审核一般包括以下几个步骤:
  
  (1)确定任务。即确定审核范围和审核准则,根据审核范围确定工作量和任务的大刁、。
  
  (2)准备审核。包括指定审核组长,由审核组长组成审核组。审核组长编制审核计划并分配审核任务结审核成员,进行文件预审,在文件预审的基础上制定审核检查表。审核组长还要将审核计划通知被审核方,与被审核方确认现场审核日期。
  
  (3)现场审核。审核组应准时到达审核现场,召开首次会议,解释审核的目的、范围、准则和方法。现场审核方法主要是通过查阅文件记录、面谈和现场观察三种方式。现场审核以末次会议结束。在末次会议上,审核组应报告审核发现,宣布审核结论,并要求被审核方提出纠正行动计划。
  
  (4)审核报告。审核组长应按照规定的格式编写审核报告,呈报给委托方。
  
  (5)跟踪纠正行动。对被审核方的纠正行动的落实情况进行跟踪审核和验证。本章以SA8000认证审核为例,介绍社会责任管理体系审核过程。
  
  第二节准备审核
  
  审核准备是实施审核的基础,准备越充分,审核实施就越顺利,效果越显著。从认证机构接受公司申请,在公司社会责任管理体系建立并至少运行3个月后,即可启动审核,开始审核准备。
  
  一、认证审核申请的受理
  
  1.公司应提交的文件
  
  一旦公司决定申请SA8000认证,公司可以同SAI认可的认证机构联系,了解有关的程序、准备和条件,然后在咨询机构或认证机构的协助下,制定认证计划,逐步实施。
  
  (l)申请书。申请书应是正式的,并由授权代表签署。申请书的内容应包括认证范围、申请公司同意遵守认证要求等信息
  
  (2)调查问卷。一般包括申请公司简况,如公司性质、名称、地址、人力及技术资源,有关社会责任管理体系及其活动的信息等。
  
  (3)营业执照或法定代表人授权书。
  
  (4)产品介绍及工艺流程。
  
  (5)社会责任管理手册,手册内容较简单时应要求提交程序文件。
  
  2.受理申请的条件
  
  (1)申请方一般应具有法人资格,持有商业注册证明,具备一级或委托法人资格也可;
  
  (2)申请方应按SA8000社会责任标准建立了文件化的社会责任管理体系;
  
  (3)申请方的社会责任管理体系已经有效运行,已完成一次内部审核及管理评审;
  
  (4)申请方的社会责任管理体系有效运行,一般应将全部要素运行一遍,并至少有三个月的运行记录。
  
  3.认证机构的合同评审
  
  认证机构应对申请方的要求进行评审,并形成记录。认证机构应确保:
  
  (1)认证的各项要求规定明确,形成文件并得到理解;
  
  (2)认证机构与申请方之间在理解上的差异得到解决;
  
  (3)针对申请方申请的认证范围,营业场所及一些特殊要求(如申请方使用的语言、申请方的认证范围所涉及的专业技术等),认证机构有能力实施认证。确定审核范围
  
  社会责任管理体系审核是在审核范围内进行的,在认证过程中,从申请与受理、合同评审、实施审核到认证证书描述都涉及审核范围,确定审核范围应从公司管理权限、活动领域、现场区域等多方面考虑。审核范围最初由委托方依据被审核方体系建立的范围和拟认证的范围提出,由委托方和认证机构双方经过协商达成。确定审核范围的最好方式是由认证机构到被审核方初访时现场确认。
  
  二、组成审核组
  
  认证机构受理审核申请后,应尽快成立审核组,指定审核组长,尽快开始审核准备工作。
  
  确定审核组的规模和成员时应考虑如下因素:
  
  1.审核所依据的SA8000社会责任标准;
  
  2.公司类型、规模、生产类型、复杂程度及有关法规要求;
  
  3.审核组所需要的专业人员或专业技能;
  
  4.使审核组成员特长或能力得到充分发挥的最佳组合;
  
  5.有利于与被审核方联系、接触所需的语种、语言技巧和个人技巧;
  
  6.能避免与被审核方产生利益冲突及其他相关因素。
  
  审核组长应及时向审核组成员通报情况,根据成员的专业资格、经验和专长分配工作任务,必要时还可分成若干小组。
  
  三、文件预审
  
  在现场审核开始前,审核组成员应预先审阅被审核方提供的文件,包括社会责任管理体系手册、程序文件,相关管理文件和背景资料。背景资料包括公司营业执照、劳动年检报告、利益相关者意见和投诉、工会组织、客户(买家)社会责任守则及其审核结果、厂区平面图、生产工艺流程图、社区平面图、主要生产部门及工人人数、工作时间及班次安排、工资计算方法、厂规厂纪、劳动合同、工伤事故记录、车间空气测试报告及有毒有害物质请中-等。如果提供的文件不够,审核组长应及时通知委托方。
  
  文件预审的目的在于了解被审核方的社会责任管理体系文件(主要是管理手册)是否满足SA8000标准的要求,以确认能否进行现场审核,通过对管理手册、程序文件及背景资料的预审,了解被审核方的社会责任管理体系情况,为现场审核做好准备。文件预审应卉清楚以下几点:文件内容是否覆盖SA8000标准的所有要求,不得回避或遗漏;
  
  2.文件内容是否准确无误、切实可行,是否存在内部逻辑性和连贯性;
  
  3.管理体系文件是否现行有效,是否符合文件控制程序要求;
  
  4.名词术语是否与SA8000标准定义一致。
  
  由于SA8000认证审核的特殊性,认证机构一般会通过互联网和专业检索服务机构检索被审核方是否有严重违反劳工标准的报道,当地主要劳工组织是否披露关于被审核方的严重违反劳工标准的恶性事件,确保被审核方没有不良记录。
  
  文件预审后,审核组应提交一份书面的文件预审报告。对于文件预审中发现的问题,通常要求被审核方在规定期限内进行修改,直至通过审查,才能进行后续的现场审核工作。
  
  四、编制审核工作文件
  
  审核工作文件是指审核员在审核过程中所使用的,作为原始资料保存的各种规范性文件、记录、表格和清单,如现场审核检查表、首次会议和末次会议签到表、不符合项报告、纠正行动及审核报告等。
  
  审核检查表是审核员进行审核的重要工具,也是审核工作的重要原始资料之一。全球各大认证机构都把审核检查表当作审核员的重要智力成果。编制审核检查表是一项技术性较强的工作,也是审核准备的一项重要工作。根据分工,审核员首先编出各自负责的部门或要素核查表,交由审核组长进行审阅,以保证体系审核的系统性,避免重复或者遗漏管理体系的要素。
  
  审核核查表一般采用“一问一答”形式,答案是“是”是“否”,必要时提出补充(如图6-1)。
  
  编制检查表时,要注意所提出的审核内容应以SA8000标准、法律法规要求以及被审核方的管理体系文件的规定为依据,不能以审核员自己的个人观点作为审核的依据。
  
  应当注意,检查表是审核员的工作文件,没有必要披露给被审核方,更不能提前通报给被审核方,以致被审核方有针对性地做好准备,而现场审核时不能看到真实情况。
  
  五、编制审核计划
  
  审核计划就是审核组进行现场审核的一份详细的日程安排表,应先由审核组长拟出,一般包括以下内容:
  
  1.审核的目的和范围;
  
  2.审核的类型和依据;
  
  3.审核组成员名单;
  
  4.进行审核的时间、地点;
  
  1.被审核的部门;
  
  2.主要审核活动的日期和持续时阳
  
  3.与被审核方管理层举行会议的日程。
  
  审核计划经批准后,应尽早采用正式方式通知被审核方,一般在审核前3个月由审核组长通知被审核方,并得到被审核方正式的确认,以便被审核方做好准备。如被审核方对审核计划提出异议,应立即通知审核组长,在实施现场审核前由审核组长与被审核方、委托人协商解决。如果某些细节过旱泄露会影响客观证据的收集,这些细节可在审核期间再告知被审核方。
  
  六、预审
  
  预审是认证机构审核组在正式进行认证审核前,对被审核方现场进行的模拟审核,以便在认证审核前消除重大不符合项。预审并非认证审核必需的步骤,委托方可以根据被审核方社会责任管理体系的完善程度,决定是否需要预审。
  
  1.预审的目的
  
  (1)了解公司的基本情况,对有关体系文件进行补充审核,考虑其可操作性和合理性。
  
  (2)评审公司的内部审核和管理评审信息和记录,确认其可信度。
  
  (3)评价公司重大社会责任因素与政策、目标、指标、管理方案、运行控制、应急预案与响应等要素策划的一致性。
  
  (4)初步确认被审核方的社会责任管理体系文件与实际运作的一致性。认证机构一般要求被审核方建立文件化的体系,并运行3个月以上,开展过完整的内部审核及管理评审以后,才可进行认证审核。
  
  (5)初步评估公司社会责任管理体系是否符合SA8000标准要求,及时发现不符合项并提交被审核方及时纠正,避免在正式审核时因重大不符合项而不能推荐认证。
  
  2.预审的报告
  
  预审与正式审核相似,也应有计划及报告、首次会议及末次会议,以及了解和收集客观证据的过程,但预审一般比正式审核时间较短。在预审过程中,审核员对发现的问题应形成“问题清单”并与被审核方交换意见。预审一般不开列《不符合项报告》,但有预审报告提交给认证机构及委托方。
  
  预审报告可包括如下内容:
  
  (1)被审核方社会责任管理体系概述。
  
  ①文件审核结论;
  
  ②体系建立与运行时间及基本运行状况;
  
  ③重大审核责任因素的识别、评价和控制情况;
  
  ④适用于公司的社会责任法律、法规的获取和遵守情况;
  
  ⑤目标、指标、社会责任管理方案的合理性;
  
  ⑥组织机构与职责分工;
  
  ⑦内部审核的可信度及有效性;
  
  ⑧管理评审是否己实施。
  
  (2)列出公司社会责任管理体系及其表现存在的主要问题,确定是否具备正式认证审核的条件。
  
  第三节现场审核
  
  审核组在完成了全部的审核准备工作以后,可以按预先约定的日期到被审核方现场实施现场审核。现场审核的主要步骤包括召开首次会议、收集审核证据、确定不符合项并编写不符合项报告、召开末次会议并宣布审核结果。
  
  一、首次会议
  
  首次会议是现场实施的第一步。首次会议顺利与否,对随后的审核工作影响重大。首次会议由审核组长主持,参加人员为审核组全体成员、被审核方的高层经理、管理者代表及各有关部门主管。会议应严肃而不拘谨,语言精炼,一般不宜超过30分钟。
  
  首次会议的内容和程序如下:
  
  1.向被审核方介绍审核组成员,到会人员签名登记。
  
  2.重申审核类型、审核目的、审核依据和审核范围。
  
  3.重申审核计划,强调审核期间工作时间安排及末次会议时间。
  
  4.介绍审核方法和程序,应申明审核采用的是抽样调查方法。
  
  5.介绍审核结果的处理方式,说明不符合项和最终审核报告的签发方式。
  
  6.重申保密规定。对认证机构来说,被审核方提供的所有资料都是保密文件,不得向任何第三方透露。
  
  7.明确陪同人员。被审核方的向导熟悉需要审核的部门和项目,为审核员提供协助。
  
  8.确定审核所需的资源和设备。如审核员办公室、开会场所、交通工具、办公用品、防护用具及午餐安排等,都需要在首次会议上确认。
  
  9.征求被审核方对审核安排的意见。有不清楚的地方应进一步说明,没有异议则首次会议结束。
  
  10.如果审核组不熟悉审核范围,可以安排审核组成员快速巡视审核现场范围,熟悉审核现场的分布和特点,进一步部署审核活动。
  
  二、收集审核证据
  
  首次会议后,审核组根据审核计划分组进行审核,收集审核证据。审核证据是关于事实的可以验证的信息、资料、记录或者陈述。审核证据可以是定量的,一也可以是定性的,具有可验证性或可重复性。审核证据可以通过工人面谈、文件记录审阅、现场检查和现场测量测试等方法取得。审核员应亲自挑选工人,而不是由被审核方指定。审核员应分别从工作现场、人事登记表和工资表等不同的渠道挑选。应注意所挑选的工人应合理地分布在不同的部门、不同的工作年限、来自不同的地区和男女性别,确保访问到的工人具有较强的代表性。挑选工人应征得工人的同意,如果工人不愿接受访问,审核员应另外挑选其他工人。
  
  访问工人应在审核员和挑选的工人之间进行,不应有被审核方代表参加。访问工人可以通过小组访问或单独访问的方式进行,审核员应作出适当的组合。在开始访问前,审核员应营造宽松平和的谈话环境,应清楚表明自己的身份,表明自己并不是当地政府人员,也不是公司管理层的代表,访问过程和结果都是保密的,不会透露给公司管理层。
  
  审核员应查阅尽可能完整的公司文件记录,不完整的资料往往不能表明体系的持续有效运行。至少应查阅以下资料:
  
  (1)公司营业执照及政府发放的其他许可证;
  
  (2)政府部门检查记录:如消防验收报告和劳动年检证;
  
  (3)公司规章制度及劳动纪律;
  
  (4)工人人事档案及年龄文件副本
  
  (5)劳动合同及其他协议;
  
  (6)工作时间记录,包括工卡、考勤表、加班记录和休息请假记录;
  
  (7)工作时间控制记录;
  
  (8)工资记录,包括工资标准、工资计算记录和工资发放记录;
  
  (9)社会保险和福利记录,包括缴费记录、收费记录和登记表;
  
  (10)工人违规记录及处理;
  
  (11)安全卫生检查记录;
  
  (12)特种设备年检登记记录,包括锅炉压力容器及厂内机动车辆、电梯和起重机械等;
  
  (13)化学危险物品存放及使用记录;
  
  (14)作业场所空气及噪音检测记录;
  
  (15)劳动保护用品发放及回收记录;
  
  (16)工人健康检查记录;
  
  (17)安全卫生培训记录;
  
  (18)消防安全演习记录;
  
  (19)事故及工伤记录;
  
  (20)工人投诉和处理记录。
  
  安全卫生问题是整个审核过程的一个重要环节,一也是现场检查主要目的之一。曾经发生过这样的一个案例,某家工厂通过SA8000认证审核后不久发生了严重的塌楼事故。因此负责现场检查的审核员一定要经过专门的安全卫生培训和具有丰富的工作经验,最好是一名安全专业人士,如注册安全主任。现场安全检查至少应注意以下几点:
  
  (1)厂房宿舍结构是否安全,是否妥善维修?
  
  (2)是否使用“三合一”厂房?
  
  (3)安全出口是否足够,安全通道是否堵塞?
  
  (4)消防器材是否齐全,是否妥善保养?
  
  (5)机器设备是否安全,安全装置是否齐全?
  
  (6)锅炉、压力容器及起重设备等特种设备是否检验合格并登记?
  
  (7)有毒有害危险品是否妥善保管和使用?
  
  (8)工作场所通风、照明是否合适?
  
  (9)个人防护用品是否合适,是否坚持使用?
  
  (10)特种作业人员是否持证上岗?
  
  (11)安全标志和紧急照明是否齐全?
  
  (12)急救箱是否齐全,是否补充药品?
  
  (13)厕所及饮水是否远离工作场所?
  
  审核员应时刻牢记审核目标、范围和计划安排,不要轻易偏离“检查表”轨迹。如没有发现问题,不应非要找到问题为止,否则这对被审核方是不公正的,而且违反抽样原则;如确需进一步调查取证,可征询审核组长同意后,方可临时偏离检查表。审核员应在现场亲自抽取或监督抽取样本,不能都由被审核方代表代劳。审核中与被审核方发生矛盾时,审核员应尽量克制。审核中若发现足以决定不推荐注册的严重的不符合项,经审核组长确认,必要时报高层经理批准,可提前中止现场审核。
  
  现场审核的注意事项:
  
  (1)审核组长要控制审核的全过程,包括:①控制审核进度,既不要敷衍了事,也不要拖延时间;②控制审核计划,除非特殊情况,不得改变审核计划或增减审核员;③控制气氛,应营造和谐及合作的气氛,避免产生争执;④控制纪律,不得有任何违反纪律的行为;⑤控制客观性,不能主观猜测和臆断;⑥控制审核结果,审核结论应经过认真的讨论谨慎作出。
  
  (2)要科学地选择样本。选择样本时应考虑到社会责任活动的复杂性。在对文件、数据抽样时要体现随机性,如在一年的数据中每个月都要取若干个数据,这样抽样具有代表性。审核员在抽查样本和与员工面谈时,为了表示对被审核方的尊重,应征得被审核方部门主管或陪同人员的同意。
  
  (3)充分利用检查表。在现场审核时应充分利用检查表,不要轻易偏离检查表提问题。当然也不能过分依赖检查表,检查表中的问题往往只给一个线索,真正找出不符合项还需要进行跟踪提问。
  
  (4)发现不符合项时,应追根溯源。有些问题光从表面现象判定不符合是不够的,真正不符合的原因要做更进一步的调查,以确定在体系哪一个环节上出现不符合。
  
  (5)与被审核方共同确认事实。当发现不符合项时,审核员应尽量征得被审核方的认可,以便被审核方采取纠正行动,如果被审核方确定有足够的证据推翻某个不符合项,审核员应撤消该项不符合报告。当双方有争执时,审核员应尽量耐心说服被审核方,并强调审核是针对体系,而不是针对人。
  
  (6)始终遵守审核员行为守则。审核员在整个审核过程中都应保持客观、公正、认真、明确、有礼貌和为被审核方保密的原则。
  
  现场审核应收集充足的客观证据,以便判定被审核方社会责任管理体系是否符合审核准则。审核证据来自面谈、文件审阅和现场观察,应注意交叉核对不同来源的资料是否一致,发现明显差异时应追根溯源,确认被审核方提供了成套的虚假资料时应报告组长处理。应随时对偏离社会责任管理体系审核准则的表现作出记录。在实际审核中以下几方面可作为客观证据:
  
  (1)现场观察及文件审阅中存在的客观事实。
  
  (2)访问时,与被审核的活动的负责人的谈话可以成为客观证据,但还应注意,面谈取得的信息应通过独立的来源予以核实。独立的来源包括观察、记录和测试结果。对无法核实的信息应给以标识。传闻、陪同人员或与被审核的活动无关的人员的谈话不能作为客观证据。
  
  现场审核要注意根据公司的具体情况选择不同审核方式,常用的审核方式有以下三种:
  
  (1)自下而上和自上而下的审核方式
  
  所谓自上而下的审核方式,是指先到信息比较集中的部门了解总的情况,然后在此部门选择一批样本到使用这些样本的各部门去调查核实。采用这种审核方式的典型例子是对不符合情况的调查,先到管理者代表处或人事部查询以往的不符合报告记录,然后抽样到各部门检查不符合项纠正行动的落实情况和是否有预防措施。
  
  所谓自下而上的审核方式,是指先在多个部门调查研究,选择一批样本到某一集中管理的部门去审核。这类方式的典型例子是对培训的审核。审核员先到各部门查询员工接受培训的情况,然后到人事部查询所取样本是否有培训记录。
  
  (2)正向和逆向的审核方式
  
  正向和逆向的审核可以从两个方面来理解。一方面把社会责任活动——社会责任因素——社会责任影响看作一个顺序,从活动到因素再到影响是正向。从影响到因素再到活动就是逆向。另一方面把管理体系五大要素看作一个顺序,从社会责任政策——策划——实施与运行——检查与纠正行动——管理评审是正向,反之是逆向。
  
  (3)按要素审核和按部门审核的方式
  
  按要素审核是指针对某一要素去审核相关部门,最后所有要素都要审核。按部门审核是指针对某一部门审核所有有关要素,最后所有相关部门和所有9个要素都要审核。按要素审核,往往一个要素涉及许多部门,审核组要访问许多部门才能完成一个要素审核。而每一个部门要重复接受多次审核才能完成审核任务。这种做法效率低N_影响公司的生产运行。按部门审核时,审核组对涉及到的各个要素一次审核清楚,所复去各个部门审核,比较实用和受到被审核方欢迎。最后按要素把各部门的审核结果整理出来,得出总的结论。一般情况下,审核采用按部门审核的方法较为普遍,有时两种方式都采用。
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