杭州云戈企业咨询有限公司

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  • 日期: 2013-10-19
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安全程序文件
原材料/加工材料进出记录文件
货仓安全工作指引
1.0目的:本程序的目的是确保我公司在进行产品的生产、储存、运输的过程中。仓库人员遵守美国海关的 C-TPAT (海关—贸易伙伴防恐)安全指导,以便在美国以外的运输海关结关不会推迟,或由于窃贼或恐怖分子使用以上的环节作为运送违禁物品进入美国的运输工具。
2.0范围:本指引适用于原生产商和仓库人员进行产品的生产、储存或运输。货仓负责人对货物装载及外来物料的核查和验收。
3.0职责:安全经理负责货物装载过程及外来人员进入货仓的监控。货仓负责人对货物装载及外来物料的核查和验收。
4.0参考文件:C-TPAT 美国海关—贸易伙伴防恐安全指引。
5.0程式
5.1安全培训:所有从事货仓工作的雇员必须接受安全教育,认知危险意识和识别内部阴谋的培训。未经培训或许可人员一律不得进入货物装卸区,进出货仓必须接受登记。
5.2来料验收及储存:所有来料由货仓部和安全经理或指定代表人核对PMC发出的《采购单》,对无货单物料一律拒收看待。经核实后的外来物料,第一时间进入独立的验收报区域,并由IQC 对货品质量的检验。来货数量必须符合《采购单》或《来货单》数量,货物的多少货仓部应进行相应的调查,严重的需向厂部或洋行举报。禁止一切无货单物料进入或被偷窃强取的事件发生。经IQC检查后,合格的来料货物应存放于合格区内,分区摆放,并附上适当标识;物料的进出应记录于《物料储存记录卡》上,以便日后跟踪追述。成品储存仓要有专人负责管理,任何未经许可人士不得随便进入;如有客户或品质检查员进行检验时,必须要有主管级以上人员陪同。所有货物的储存环境必须有防盗、防非法进入的门窗,并有管理员对物料进行调查并上报公司或客户。
5.3货物对外运输
ü成品外运时必须由货仓人员核对运输车司机出示的运输通知,在符合船务部发出的指示后方能装载货物。船务指示包括《出货通知书》、《托运单》、柜纸等。
ü一般物料、半成品对外的运输需凭PMC或船务部出具的通知进行装载。
ü所有货车、集装箱在装载物前必须接受例行的车箱检查并清洁干净。如发现车门关不严或车箱破烂的应向货仓负责人提出,不可接受该类车箱进行货物装载。
ü在装载区域内进行货物装载时,需由安全经理或代表人进行监控,未经许可人员或车辆不得进入该区域内。
ü在装载区域内进行货物装载时,需由安全经理或代表人进行监控,未经许可人员或车辆不得进入该区域内。
ü货物在装载好后应由货仓负责人负责检查该车辆装载货物数量合格后再即时上锁,并由安全人员确认,司机在领取货仓开出的运输或报单后即可将货物运送出厂。
ü如对装载货物的车箱使用一次性封条的,应于运输单上填写封条号码,让收货方对装载车辆进行检验是否在运输过程中被篡改过,如发现被篡改过应双方都有责任对此展开调查,结果需向厂部及客户申报。
反偷窃程序
1.0目的:本程序的目的是为了加强公司内的物理安全和管理制度,有效地防止一切偷窃活动的进行,确保公司财产的安全。
2.0范围:本程序主要适用于公司内的一切财产的储存和管理。
3.0职责:保安经理安排对进出财物的监管;各部门主任负责物料储存安全环境的维护;物料员负责进出物料的账面及储存数量的核查;维修部负责公司内物理安全设施的维护及安装。
4.0程序
4.1物理安全
ü公司内的所有门窗必须具备防盗功能,大门需安装防盗锁,窗口加装插销,以防止一切非法的进入。
ü厂区范围内四周及装货、卸货区域安装录像系统,监控厂区外部和货物交收的安全活动。
ü出入厂区只限唯一的出入口,并有保安员全日24小时进行全天候轮值看守。
ü对高价值物品要有加强物理保护,加设牢固的铁箱或设有“贵重物品”房进行指定摆放。
4.2出入控制
ü非本公司人员的进入必须进行相关的登记,进入厂区内由保安员负责记录来访者姓名、所属公司、事由、被访人、时间及领取的“宾客卡”编号等。
ü所有员工不得携带私人物品进入生产厂区内,所有物品的外出必须服从保安员的检查,并进行相关的资料记录,严禁公司的任何物品被私人携带外出。
ü加强厂区内的安全巡逻,严密注视厂区内无身份识别或可疑人员的盘查及记录。
ü有足够的标语提醒所有员工未经许可不得进入限制区域内,如:落货区、装货区、成品仓、货物停车场等。
4.3物料跟踪
ü仓存物料必须做好《物料储存记录卡》,按物料先到先出的程序进入发放,物料管理的员工需对管理范围内的物料进行定期的检查,如发现有物料短缺,必须即时向部门汇报,各部门视乎情节的轻重向厂部及保安部汇报,并由保安部安排调查工作。
存仓物料定期检查记录
XX五金塑胶制品有限公司
文件名称:货物收发控制程序
文件编号:
版本号:
页数:
日期:
编制:
审核:
一、目的:制订货物收发制度,确保公司及客户的资源合理使用和安全。
二、范围:货仓收发人员及采购人员。
三、控制程序
ü所有物料必须由货仓专人负责收入及发放。
ü采购部所有采购单要第一时间派发到货仓部。
ü供应商所有送货单均要注明订单号、货号、中文名称、数量、重量等资料,送货单不完整需通知供应商补充资料,传真给货仓人员参考后签发货物暂收单,正式单据后补,否则可拒收货。
ü货仓人员应严格按照采购单数量、型号,收取货物,超出及少数量要通知采购部负责人确定处理。
ü货物超出及短少部份报表在入仓手续完毕后,应将表呈交采购部跟进。
ü仓库负责人应将已检验合格物料分类摆放在相关位置并做好入仓卡及账簿登记。
ü不合格物料应摆放在“次品区”或“侍处理区”,由采购部联络供应商收回。
ü车间物料领用必须有由部门主管审核的“领料单”。
ü所有需外发物品必须持有统筹部指令单,否则仓库不受理。
ü货仓按“领料单”内容发放车间所需物料,并做好记录。
ü货物发放应循“先进先出”的次序。
四、附表
年  月危险品进出仓登记表
日期
品名
规格
上月结存
进仓数量
出仓数量
结余数量
存仓地点
备注
货物(主要是成品)的进出记录文件
货物凭据管制程序
ü本程序明确有送货单据的开具、经手、保存等管制措施,以保证我公司出进货物的帐目清晰、手续完善。对运输资料或资料系统的控制以防无许可接触,免被不法分子利用而造成盗窃或恐怖事件。
ü本程序适用于货仓工作人员、司机等凡接触运货单及运货资料的人员。
ü货仓工作人员核实收发货单据,点收或发放货物后签名确认,货仓主管审核、保存原始单据交公司财务负责人。
ü货仓工作人员要收到相关的指令性文件资料方能进行收发货工作,如PMC部发出的《采购单》、船务部发出的《出货通知书》等,货仓工作人员务必核实货物的名称、规格、数量等,在此过程中,一定要警惕非货单物料的进入,在确认无误后才可签批。
ü对于收发货单据,托运成品货单据等资料的原始单据于收发货后次日(最好在二十四小时内)交财务部有关分管负责人。
ü货仓部只保存货运单据复印件一个月,在每月月底将所有复印单据交公司存盘。对于公司的运输资料和资料系统要严格保密。
收货和运输程序
目的:设立本程序以规范收货和运输动作来防止货物丢失或非准许进入,满足美国海关C-TPAT 防恐要求。
范围:本程序适用于所有从事收货和运输的货仓人员和司机以及其它相关工作人员。
职责:由货仓主管策划和安排货场仓工作货物运输,具体运输工作由司机人员负责。
收货程序
ü所有物料由货仓部和安全经理或指定代表人核对PMC发出的《采购单》对无货单物料一录拒收。经核实的外来物料第一时间进入独立的验收区域。由IQC 对物料进行质量检验,结果记录于《IQC检查报告》。
ü来货数量必须符合《采购单》或《来货单》数量,对数量不符的物料货色部应进行相应的调查,防止一切无货单物料的进入或被偷窃强取导致物料丢失,严重的需向厂部或洋行举报。
ü经IQC检查后,合格的来料货物应存放于合格区内,分区摆放,并附上适当标识;物料的进出应记录于《物料储存记录卡》,以便日后跟踪追述。
ü所有货物的储存环境必须有防盗防非法进入的门窗,并有管理员对物料进行调查并上报公司或客户。
《现场收货登记表》
品名
供货商
订购单号
规格
单位
收货数量
未交数量
品质状况
备注
收货员:
主管:
货物超重/短缺分析程序
由PMC部和货仓部联合对物料的短缺和过剩进行追溯、调查,根据途径展开物料短缺调查:生产过程中的损耗、流通中的损耗和误存、因存放时间过长而变质或超过使用周期而损毁、不明丢失。造成物料过剩应调查:订购数量过多、不同型号物料的混入、错以它种物料代发、取消订单等。将调查结果详细记录交PMC部。产品主任和货仓主管根据物料过剩和短缺的调查报告联决商讨处理方法,报生产经理审批,处理方法记录于《存仓期检查记录》,各相关部门亦根据决定对物料作出相关处理。产品主任根据《客供物料存量记录》,对客供物料的坏料、损耗、积存及时与客户沟通,并协商处理方法。
如果发现短缺,应该按如下程序进行:海关封关报关员-运输过程司机-IQC照相负责人-装柜出货负责人-成品入仓负责人等进行追查,并将追查结果报告上级处理。
REMARK(备注)
编号:
发放部门
PMC
收货组
成品仓
原料仓
金属仓
赠品仓
散单仓
危险仓
废品仓
签名
货物收入异动表
日期
供应商
订单号
货号
货物名称
订购数量
实际收入数量
多/少数量
采购审核结果
货仓处理结果
制表:
主管审核:
反恐负责:
备注: 1:此份表格所有涉及物品都要经反恐负责人审核签名方可生效。2:造成货物数量超额或短缺的原因需供应商书面文件解释并专人存档备查。

 

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